Blick hinter die Kulissen einer BPW-Prämierung

Die Highlights eines jeden BPW-Jahres sind die Prämierungen des Businessplan-Wettbewerbs Berlin-Brandenburg (BPW). Wir haben die zweite Prämierung genutzt, um einen kleinen Einblick hinter die Kulissen zu ermöglichen, was alles dazu gehört, damit es ein fantastischer Abend für alle Beteiligten wird.

Der frühe Vogel…  

Bevor Yvonne Urbach vom BPW-Team am Tag der Preisverleihung im Ritter Butzke zum Technik-Check erscheint, ist der Großteil der Vorbereitungen weitgehend erfolgt. Gleichzeitig steigt bei allen Beteiligten die Spannung vor dem großen Event. Die passende Location musste gefunden und der Termin mit allen Beteiligten und den Schirmherren abgestimmt werden. „300 Stunden fließen seitens der Investitionsbank Berlin, der Investitionsbank des Landes Brandenburg und der Unternehmensverbände Berlin-Brandenburg (UVB) in die Vorbereitung“, weiß Yvonne Urbach. Dazu kommt noch der Aufwand von Seiten der Berliner Sparkasse, traditionell Gastgeberin der zweiten Prämierung des BPW und ebenfalls stark eingebunden in die Vorbereitung. Die interne Kommunikation beginnt, das Branding der Location muss geplant werden, die personelle Besetzung des Abends und die Briefings der Beteiligten müssen vorbereitet werden.

Auf die Details kommt es an

Damit alle wissen, was genau wann und wie zu passieren hat und wer verantwortlich für die jeweiligen Punkte ist, gibt es einen 295 Zeilen langen, detaillierten Regie- und Ablaufplan. Neben dem Ablaufplan muss aber noch vieles mehr zur Prämierung mitgebracht werden: BPW-Beachflags und reichlich Material für die Gäste, insgesamt 28 Meter Etikettenrollen für die Namensschilder, Wegweiser für das Gelände und Tablets und Drucker für den Check-In.

Auch seitens der Location und des Caterings muss alles für einen perfekten Abend vorbereitet werden. Neben drei Köchen, die zwei Tage alles Kulinarische vorbereiten, müssen 1.500 Gläser poliert, 750 Flaschen Bier und Wein und 200 Flaschen Saft und Wasser gekühlt und 20 Tische und rund 300 Stühle aufgebaut und platziert werden. Nichts wird dem Zufall überlassen.

 

Die letzten Handgriffe

Um 16 Uhr – anderthalb Stunden vor Einlass – ist das gesamte BPW-Team vor Ort und alle an der Organisation Beteiligten kümmern sich um ihren Bereich. Das Team vom Ritter Butzke fegt noch einmal den Innenhof, Barkeeper Marcel richtet die Hof-Bar ein und schneidet die ersten der 25 Zitronen und 12 Limetten. Auch die Outdoor-Kaffee-Bar ist bereit für die Gäste des Abends und verspricht Koffeingenuss de luxe. Die Berliner Sparkasse als Gastgeberin hat das Branding der Räume und des Innenhofs abgeschlossen. Im Club-Raum hat Jewgenij „Jeff“ Bevz von Snapshot2Go seine Fotobox bereits aufgestellt. Die Gäste des Abends können hier ein Erinnerungsfoto schießen und als Andenken mit nach Hause nehmen. „Um die 350 Gäste nutzen das Angebot, das ist schön zu sehen. BPW-Prämierungsabende machen einfach einen großen Spaß – da bin ich sehr gern dabei“, sagt Jewgenij.

 

Gute Vorbereitung ist alles

Um 16:40 Uhr startet der Ton-Check mit dem Moderations-Quartett auf der Bühne. Fast neun Minuten dauert es, bis Christina Arend (ILB), Madlen Dietrich (UVB), Anna Schnekker und Dirk Maass (beide IBB) mit Headsets ausgestattet und verkabelt sind und der eigentliche Ton-Check starten kann.

 

Warm-up

17 Uhr – der Ton-Check ist noch nicht abgeschlossen. Die Licht-Deko steht im Saal, der Check-In ist aufgebaut und das Video-Team ist eingetroffen. „An einem Abend wie heute sind wir mit vier Leuten und drei Kameras vor Ort, erstellen so ca. 600 Kurz-Clips und haben insgesamt mindestens drei Stunden Material“, weiß Thomas Brömme von iLIKE.MEDIA – immer mit einer großen Rolle Gaffer-Tape ausgestattet. Auch die Finalisten-Teams haben die Hall of Fame bezogen und sind startklar. Der Technik-Check ist abgeschlossen und um 17:15 Uhr brieft das BPW-Projektteam die anwesenden Finalisten der zweiten Stufe. Drei Teams fehlen noch und Yvonne Urbach greift zum Telefon. Das Briefing startet, der Zeitplan ist eng und die fehlenden Teams kennen die Abläufe bereits von der ersten Prämierung. Dirk Maass schwört alle auf den Abend ein und gibt wichtige Hinweise zum Ablauf, wer wann von wo am besten auf die Bühne geht und verrät mit einem Lächeln: „Wir fangen nie pünktlich an. Das ist Gesetz, liegt aber nicht an den Gründerinnen und Gründern“.

Während des Briefings geht es auf der Bühne weiter mit dem Test der Präsentation und der Filme. Und auch Leo Seidel, Hausfotograf für den BPW, ist mittlerweile eingetroffen und verrät: „Pro Abend mache ich ca. 590 Fotos, von denen dann 160 an den BPW zur Auswahl gehen.“

 

Herzlich Willkommen

Punkt 17:30 Uhr ist das Briefing abgeschlossen, die ersten Gäste kommen, der erste Kaffee wird ausgegeben und das erste Bier geht über den Tresen.

Laura Pärschke vom BPW-Team hat am Check-In Stellung bezogen und wird von drei Kolleginnen und Kollegen tatkräftig unterstützt. Regina Köhler und Josephine Jung, ebenfalls vom BPW-Team, übernehmen die VIP-Betreuung.

Es ist fast egal, wen man vom Organisations-Team fragt – Aufregung und Anspannung sucht man vergeblich. Das Team ist eingespielt, arbeitet Hand in Hand, es herrscht professionelle Gelassenheit und Vorfreude auf die Prämierung.

Kurz vor Beginn der Prämierung trifft sich das Moderations-Team neben der Bühne. Madlen Dietrich vom BPW-Projektteam verrät uns, wie sie sich auf die Moderation vorbereitet und wie es sich mit dem Lampenfieber verhält: „Beim ersten Mal bin ich den Text fünfzig Mal rauf- und runtergegangen. Jetzt, wo mein Kind da ist, habe ich die Zeit dafür gar nicht mehr. Ich habe ihn nur einmal vor dem Schlafengehen durchgesprochen. Trotzdem bin ich immer noch vor jedem Auftritt aufgeregt – und das wird auch in zehn Jahren nicht weggehen!“.

 

Es geht los

Alle Gäste haben Platz gefunden und die Preisverleihung startet fast pünktlich um 19:07 Uhr. Zu diesem Zeitpunkt sitzt das Technik-Team bereits am Pult, steuert von dort Licht und Ton. Dezent im Hintergrund steht Yvonne Urbach vom BPW-Team – mit den beiden Tontechnikern am Mischpult – ganz hinten im Saal. In der Hand hält sie ein paar Zettel mit dem Ablauf des Abends und der Abfolge der Präsentation. Von hier steuert sie die Präsentation und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

Da der Check-In nicht mehr besetzt sein muss, sind Regina Köhler, Josephine Jung und Laura Pärschke auch wieder im Saal. „Wir kümmern uns darum, dass die Siegerurkunden für die Teams nicht nur da sind, sondern auch das Urkundenglas lupenrein ist und die Urkunden zum richtigen Zeitpunkt ihren Weg auf die Bühne finden“, erzählt Laura Pärschke. „Natürlich haben wir auch unsere VIPs im Blick und geben ihnen ein Zeichen, wenn sie auf die Bühne müssen“, ergänzt Regina Köhler. Nicht zu vergessen ist der interaktive Part des Publikums. Nach den Live-Pitches für BPW Canvas sind die Gäste gefragt und dürfen das Siegerteam küren. Damit alles reibungslos funktioniert, ist Laura Pärschke da und hat die Abstimmung im Blick.

Geschafft! Durchatmen in professioneller Gelassenheit

Um 20:40 Uhr ist die Preisverleihung im Saal vorbei, ein erstes Aufatmen bei allen BPW-Beteiligten möchte man erahnen, aber auch hier ist es eher professionelle Gelassenheit. Denn der Abend ist noch nicht zu Ende. Die Gäste werden verköstigt und sie netzwerken in schöner Atmosphäre. Wenn gegen 23 Uhr das letzte Bier über den Tresen gegangen ist und die Gäste sich auf den Heimweg machen, beginnt für die Berliner Sparkasse, das BPW-Team und das Team vom Ritter Butzke der Abbau. Ein spannender Abend geht zu Ende: „Morgen gegen zehn Uhr geht es für uns als BPW-Team weiter – dann bekommen alle Teams ihr Juroren-Feedback, der Abend wird nachbereitet und wir steigen in die Feinplanung für den 3. Kontaktabend und die 3. Prämierung ein“, verrät Yvonne Urbach vom BPW-Team.

 

 

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